COME - ottenere il massimo partecipando come espositore ad una fiera del matrimonio

Le più importanti fiere del matrimonio a livello mondiale, si tengono nel mese di ottobre.

Dopo averne visitate parecchio e aver partecipato al “Salon du mariage” di Lussemburgo con il mio spazio, posso sostenere con certezza che esiste una strategia che permette di ottenere il massimo per la nostra attività.

PRIMA DELLA FIERA

1-QUALE FIERA – DEFINIZIONE DEL TARGET

Volete attrarre tutte le spose indistintamente oppure avete identificato un target specifico (cioè un tipo di sposa con la quale preferireste lavorare e/o tipo di matrimonio che vorreste organizzare)?

La parola-chiave è la ricerca.

La consultazione dei siti web delle fiere, dei forum specializzati, dei commenti degli espositori e dei clienti, passeggiare attraverso una fiera prima di parteciparvi, vi darà molte informazioni utili sull’evento e sui visitatori.

Infine - non meno significativo - poiché le coppie moderne utilizzano molto i social media, controlla come la fiera è pubblicizzata e commercializzata online e offline, se ha una presenza importante sui social media e se l’organizzatore promuove l’evento su importanti blogs e pubblicazioni.

2-COSTO E CONTRATTO

Le Fiere del matrimonio, costano e bisogna tenere in considerazione non solo la quota di partecipazione ma anche il costo dell’allestimento, del materiale marketing, i consumi, il trasposto di tutto il materiale ed oggetti alla fiera e ritorno, personale di supporto, regali per i clienti, ecc.

Dopo aver ricevuto la proposta di contratto dall’organizzatore dell’evento, leggetelo con attenzione per capire cosa è incluso nei costi dell’evento (per esempio l’elettricità, il mobilio di base, ecc) e quali sono le responsabilità e obbligazioni dell’organizzatore e dell’espositore.

I contratti di partecipazione alla fiere del matrimonio, elencano anche:

-    condizioni di pagamento – generalmente viene richiesto il pagamento anticipato del 50% come deposito non rimborsabile e il saldo deve essere versato circa un mese prima dell’inizio dell’evento -

-    regole per gli espositori (per esempio: lo stand deve essere occupato da una sola azienda ed é vietato anche solo distribuire materiale pubblicitario per conto di altri fornitori)

-    lista della documentazione necessaria come la copia della polizza assicurativa o i documenti che attestino l’esistenza della vostra azienda, ecc.

3-PROGETTO DELL’ALLESTIMENTO

Lo scopo primario è di distinguere sé stessi e il proprio spazio dagli altri espositori; in particolar modo, nelle fiere più importanti, dove si potrebbe avere dieci concorrenti a pochi metri di distanza.

Consiglio vivamente di investire in questo progetto perché uno spazio miseramente decorato non attira il cliente giusto, a meno che non stiate ricercando clienti che vogliano spendere poco.

Lo stand è il vostro biglietto da visita e soprattutto se siete un wedding planner, un wedding stylist o un flower designer, deve dimostrare la vostra creatività e lo stile che vi caratterizza ai potenziali clienti ... senza dimenticare d’inserire ciò che è attualmente é "di tendenza".

Una volta deciso il tipo di design più adatto, andate a sedersi con carta e penna e disegnatelo in scala ... prestando attenzione alle regole stabilite dagli organizzatori dell’evento – per esempio: generalmente non permettono di appendere oggetti e nemmeno nastro adesivo sulle pareti dello stand,  perciò in questo caso occorre progettare una cornice o bordo o un sistema di sospensione/attaccatura degli oggetti  che non intacchino le pareti.

Redigete un budget: siete in grado di sostenere tale costo? Se è così, andate avanti e fate un elenco degli oggetti adatti che già possedete, che dovete comprare o potete prendere in prestito.

Il mio consiglio: se il disegno del vostro stand comprende mobili extra rispetto al tavolo e alle sedie generalmente fornite dall'organizzatore, fate un test a casa: lo spazio sembra armonioso a prima vista? È troppo vuoto o troppo ingombro?

I disegni e il mood-board sono utili per mostrare la vostra idea agli altri fornitori o al falegname se necessario – per esempio se si è chiesto ad un flower designer di decorare il nostro stand che offre un servizio di ristorazione.

Infine, assicurarsi di utilizzare un'immagine di questo pezzo in vostro materiale di marketing in modo che la gente si ricordi per il vostro lavoro!

NOTA: la partecipazione di MADE IN ITALIA WEDDING ad una fiera del matrimonio, sarà oggetto di un post successivo.

4-STRATEGIE DI MARKETING (PUBBLICITA’, MATERIALE PUBBLICITARIO, OMAGGI & SPONSORIZZAZIONI)

PUBBLICITA '- prima della fiera, è bene usare Twitter e Facebook per parlare dell’evento, per annunciare cosa si sta per fare e connettersi con gli altri espositori.

INVITO – gli espositori di successo, iniziano a contattare i clienti e i potenziali clienti prima dello fiera, inviando loro un ingresso gratuito, informazioni sull’attività, buoni sconto…

Anche se un cliente ha già firmato il contratto con voi, apprezzerà l’invito a partecipare perché alla fiera potrebbe trovare gli altri fornitori.

Non aspettatevi prenotazioni/vendite il giorno della fiera: le coppie amano discutere di ciò che hanno visto quando sono arrivate a casa. Se hanno apprezzato ciò che hanno visto/sentito, vi contatteranno dopo la fiera quindi devono aver ricevuto tutti i vostri dati di contatto e del materiale che ricordi loro chi siete e cosa proponete.

C'è una grande varietà di strumenti di marketing: biglietti da visita, volantini, piccoli cataloghi, DVD con immagini o brani musicali, omaggi, album fotografici .... alcuni più adatti di altri a seconda del servizio che state proponendo.

Si dovrebbe essere strategici nel distribuire questo materiale: a seconda se la persona che abbiamo di fronte possa essere più o meno interessata e più o meno interessante per il vostro business: i biglietti da visita possono essere distribuiti a tutti ma occorre fare una selezione prima di distribuire il materiale più costoso come una brochure o un DVD o un omaggio.

Prima di tutto occorre assicurarsi di avere abbastanza BIGLIETTI DA VISITA con i vostri dati di contatto e i social media.

FLYERS & BROCHURES – quando ci si prende una pausa o si è impegnati con un altro potenziale cliente, si può perdere la possibilità di interagire personalmente con gli altri passanti che, però, hanno la possibilità di avere del materiale informativo su di voi prendendo un flyer/volantino o una brochure che avete predisposto all’uopo.

STRUMENTI VISIVI – a seconda del servizio che offrite, potrebbe essere interessante mettere a disposizione del potenziale cliente un libro fotografico, un televisore con foto o video, un computer portatile o iPad con una presentazione o, qualora foste gestori di una location, l’ultima tendenza é la maschera che permette di fare un giro a 360 gradi  della struttura.

Progettare e stampare la SCHEDA CLIENTE  - molti promotori di queste fiere, promettono d’inviare la lista di tutte le spose che si sono registrate alla reception ma é possibile che passino intere settimane prima di riceverle, perciò è meglio raccogliere i dati di contatto presso lo stand (nome, data e luogo del matrimonio, e-mail) magari prevedendo un concorso come incentivo a farglieli lasciare ( per esempio: vincita di uno sconto sulle prestazioni o di una cena romantica per due o un pernottamento in un hotel di livello, in partnership con altri fornitori). Aggiungete delle note per ricordarvi i loro bisogno e le richieste speciali in modo da essere più precisi

Prevedere un CARTELLO professionale o un quadro con il nome /logo della vostra attività. Quando le persone scattano una foto dello spazio, ricorderanno qual’era il vostro stand e pubblicandola sui social, vi faranno indirettamente pubblicità.

OMAGGI considerare di offrire un dono o un campione ai passanti che si fermano allo stand magari inviando loro un coupon  prima che cominci la fiera.

Ad essere sincera non credo che i clienti veramente interessati vengano affabulati con un regalo e nessuno diventerà un cliente solo per quello, ma l’omaggio può avere comunque un ritorno:

-    innanzitutto è un gesto di gentilezza che ricorderà agli sposi il vostro marchio quando rientreranno a casa,

-    per ottenere i biglietti da visita/ contatti in modo da poter costruire una mailing list di persone che hai incontrato in fiera.

Ovvero: è consigliabile mettere gli omaggi sul retro dello stand loro offrendoli solo ai potenziali clienti e fare in modo che tutto ciò che si distribuisce abbia il vostro nome/logo applicato sopra e presenti altre informazioni utili a farci ricordare.

SPONSORIZZAZIONE - molte fiere permettono agli espositori di sponsorizzare alcuni aspetti della manifestazione per ottenere maggiore visibilità del marchio.

Pensate a tutto quello che si potrebbe sponsorizzare per diventare uno dei protagonisti principali della fiera - ad esempio:

-    prendendo parte al libretto illustrativo/pubblicitario della fiera che talvolta viene consegnato ai visitatori

-    se si vendono abiti da sposa o si è parrucchiere o truccatore, è possibile presentare le proprie attività durante la sfilata di moda,

-    un pasticcere può inserire un dolcetto nei sacchetti/borse offerti dall’organizzatore della fiera,

-    un DJ può proporre un sottofondo musicale,

-    se si offre un servizio catering , è possibile gestire il bar / ristorante in fiera,

-    un flower designer si può offrire di decorare la reception…

5-FARE COLPO

Le statistiche affermano che quando si incontrano nuove persone, l’impatto é determinato:

per il 7% da quello che si dice,

per il 38% dalla voce, dalla padronanza del linguaggio e dalla fiducia in sé stessi,

per il 55% da come siamo vestiti, come ci muoviamo e come camminiamo verso l’interlocutore.

Questo significa che dobbiamo fare attenzione quando scegliamo il nostro abbigliamento per l’evento.

Il modo di presentarci è altrettanto importante quanto il design del nostro stand.

DURANTE LA FIERA

6-COME COMPORTARSI

Tenete a mente che le coppie che visitano le fiere del matrimonio, possono essere nervosa perciò è buona regola metterle a loro agio con un atteggiamento amichevole, sorridendo e mostrandosi alla mano, trasmettendogli che siamo lì apposta per aiutarli a trovare quello che stanno cercando. Siate informativi più che commerciali e non siate insistenti.

I potenziali clienti giudicano voi e il vostro operato a prima vista e se vi vedono giocare con il telefono o mangiare un sandwich davanti ai visitatori, potrebbe pensare: “farà la stessa cosa durante il mio matrimonio?” – così se avete bisogno di una pausa, allontanatevi dallo stand.

State in piedi, di fronte al tavolo e non sedetevi dietro guardando le persone che passano ma iniziate una conversazione con i passanti. Non incrociate le braccia mostrando un mood negativo.

Infine, restate alla fiera fino all’ultimo perché dis-allestire lo stand troppo presto appare poco professionale.

7-NETWORK CON GLI ALTRI FORNITORI

Uno dei maggiori vantaggi della partecipazione ad una fiera è la possibilità di creare un network con dozzine di altri fornitori e queste relazioni sono preziose quanto i potenziali clienti.

Perciò, riserva del tempo per fare una passeggiata, chiacchierare con gli altri fornitori e scambiarsi i biglietti da visita: questo costruisce delle relazioni che possono portare altri contatti o addirittura ingaggi.

DOPO LA FIERA

8-FOLLOW UP

Solitamente nemmeno I migliori contatti firmano un ordine/contratto durante la fiera e la maggior parte del lavoro si svolge in un secondo momento: dopo la fiera è necessario contattare i potenziali clienti, VELOCEMENTE! Una risposta pronta, professionale e personalizzata permette a voi e alla vostra attività di differenziarsi dagli altri.

E’ consigliabile l’interazione, per esempio: offrendo uno sconto che scadrà entro un certo periodo di tempo.

Usate la lista dei contatti raccolti – e quella dei partecipanti che talvolta l’organizzatore della fiera invia su richiesta- per inviare una e-mail di ringraziamento, una cartolina digitale con un’immagine dello stand, materiale informativo e rendendovi disponibile a rispondere a qualsiasi domanda. Se avete raccolto anche indirizzi postali, potete inviare un gadget, avvolto in un’intrigante (e logata) confezione, includendo una lettera che illustri/ricordi chi siete e cosa fate.

Soprattutto confermate gli appuntamenti che avete giò preso durante l’evento.

Infine non dimenticate di invitare i lettori del follow up ad andare sul vostro sito e a collegarvi con i vostri profili Facebook e Twitter inviando loro i links.

IN CONCLUSIONE: le fiere del matrimonio sono un buon investimento o una perdita di denaro?  

In conclusione: ne vale la pena? Onestamente è difficile da capire.

Credo che la risposta dipenda dalla qualità e dal tipo di servizio che proponete: un wedding planner che offre una sofisticata organizzazione a 360 gradi, un luogo per il ricevimento esclusivo e fornitori che assicurano di ottenere risultati di livello molto alto – in altre parole: un servizio più costoso- dovrebbero partecipare solo a manifestazioni di nicchia per evitare di essere troppo costosi per il tipo di sposa che generalmente partecipa alle fiere sul matrimonio.

D’altra parte, se siete nuovi sul mercato o i vostri prezzi sono più competitivi, queste fiere aiuteranno la vostra attività a crescere.

Più in generale, la partecipazione a questi eventi aumenta la notorietà del marchio.

Ancora più importante, come già accennato prima, è un’ottima occasione per conoscere gli altri fornitori.

Questo sito utilizza cookies al fine di migliorare la navigazione degli utenti. Proseguendo, l'utente dichiara di accettarne l'utilizzo Maggiori info